Организация конференций: основные моменты

Конференция — это один из самых распространенных форматов корпоративного мероприятия. Она предполагает сбор представителей одной или нескольких смежных сфер деятельности для обсуждения актуальных вопросов и проблем отрасли. На подобные мероприятия, как правило, приглашаются все желающие, а организация конференций требует ответственного и внимательного подхода, чтобы учесть все нюансы и позитивно сказаться на репутации компании-организатора.

На конференциях могут подниматься самые разные вопросы. В зависимости от этого, они бывают научными, коммерческими, внутрикорпоративными. С развитием современных технологий все чаще проводятся онлайн-конференции, которые позволяют привлечь больше участников из разных городов и стран, а также требуют гораздо меньше финансовых вложений о организаторов.

«Министерство событий» оказывает услуги по подготовке всех видов конференций. Если вы решились на проведение подобного рода мероприятия, мы поможем организовать его на высшем уровне. Специалисты компании возьмут на себя аренду подходящего помещения, составление расписания, бронирование гостиниц для гостей и спикеров, установку оборудования, организацию кофе-брейков, обедов и решение остальных вопросов, связанных с организацией конференций и их проведением. Это простое и удобное решение с гарантированным результатом.

Для чего проводятся конференции

Цели проведения конференций разнообразны. Как правило, их устраивают, чтобы:

• проявить себя как одного из лидера отрасли;
• поддержать сложившиеся в компании традиции;
• привлечь новых клиентов, партнеров или инвесторов;
• организовать площадку для общения с коллегами, экспертами и представителями власти;
• проанализировать текущее состояние сферы деятельности, выявить актуальные тенденции и разработать пути решения имеющихся проблем. Например, представители малого бизнеса по итогам крупной конференции могут обратиться к государственным, муниципальным органам с конкретными предложениями по защите своих прав;
• обменяться теоретическими знаниями и практическим опытом с коллегами;
• издать материалы конференции, что также повышает статус ее участников и организаторов. Кроме того, организация конференций может выступать в качестве основного вида деятельности фирмы и объединять в себе сразу несколько целей.

Основные этапы организации

Проведение масштабной очной (с непосредственным сбором участников) конференции требует тщательной подготовки. Как правило, на это уходит от нескольких месяцев до года. Тогда как заочную или онлайн-конференцию реально подготовить несколько быстрее. Главной организационной задачей является привлечение как можно большего количества участников и, в итоге, качественное проведение мероприятия, соответствующее статусу приглашенных гостей и спикеров.

Перед тем как приступать к непосредственной организации конференций, нужно сформулировать ответы на основные вопросы: для чего она проводится в конкретно вашем случае, какие темы будет затрагивать и какова целевая аудитория. Тема мероприятия должна быть многогранной, интересной для участников, актуальной, но не «заезженной», соответствовать сфере деятельности вашей компании. Лучше всего выбирать тематику, связанную с последними изменениями в законодательстве, научными открытиями, выявленной статистикой или тенденциями.

Сама подготовка мероприятия проходит в несколько стадий:

• Разработка программы мероприятия с точным таймингом и расписанием. Особенно это важно для конференций, которые проходят в течение нескольких дней. При наличии графика гости смогут посетить только самые интересные для них мероприятия. Расписание должно быть насыщенным, но не выматывающим.
• Приглашение спикеров. В спикеры лучше выбирать именитых представителей отрасли, которые пользуются уважением на рынке, или ведущих специалистов известных компаний. Можно также пригласить представителей органов власти, крупных учебных заведений, звезд или довольных клиентов, в зависимости от тематики. Они должны быть интересными слушателю, иметь авторитет и вызывать доверие.
• Привлечение участников посредством рекламы и SMM-продвижения. Анонс предстоящего события с указанием темы, даты и спикеров конференции нужно обнародовать всеми возможными каналами. Телевизионная реклама и объявления в профессиональных изданиях раньше были основным источником информации. Теперь можно разместить приглашение на официальном сайте и сайтах партнерах, создать специальный лендинг, пустить таргетинговую рекламу в социальных сетях, снять видео-приглашение для YouTube, напечатать брошюры и распространять их среди целевой аудитории. Чем больше рекламных каналов задействовано, тем лучше будет отклик.
• Прием, регистрация заявок от участников — по телефону, электронной почте, через онлайн-формы и т. д. Тут ситуация аналогична, чем проще записаться, тем больше людей сделают это.
• Решение организационных вопросов. Выбор площадки, аренда необходимого оборудования, наем персонала, бронирование мест в гостиницах для иногородних гостей и спикеров, организация кофе-брейка, банкетов, питания, неформальных мероприятий, печать раздаточных материалов и т. п. Чем выше заявленный уровень, тем тщательнее должна быть продумана организация конференций (подготовка персонала, оснащение зала, комфортабельность гостиницы). Важно, чтобы позиционирование мероприятия не разошлось с реальностью и не оставило негативного впечатления.
• Информационная поддержка конференции после проведения (печать докладов отдельным сборником, публикации в СМИ и социальных сетях о результатах мероприятия). Это одновременно и отчет о проделанной работе, и реклама организатора, которая поможет в проведении аналогичных мероприятий в дальнейшем.

На что обратить внимание

В процессе организации конференций есть ряд моментов, которым нужно уделить особенное внимание. В частности, организаторы должны донести до приглашенных спикеров, что их выступления не могут быть явной рекламой, а должны содержать интересную и полезную для слушателей информацию. Идеальным является такое сочетание 25% доклада — общее освещение вопроса, 50% — рассмотрение конкретных случаев, кейсов и 25% — обсуждение затронутых тем со слушателями.

Также нужно точно рассчитать количество гостей и спикеров и выбрать зал, который сможет вместить их без лишней тесноты. Недопустимы ситуации, когда не хватает посадочных мест, бейджей, кофе или чая, номеров в гостинице для расселения. Все должно быть предусмотрено с запасом.

Негативно сказываются на впечатлении от мероприятия отклонения от расписания, необоснованные задержки и изменения в программе без уведомления участников. Выбирайте профессиональный персонал, который сможет легко сориентироваться в непредвиденной ситуации.

Внедряйте в конференцию оригинальные решения и подходы. Не старайтесь повторить за кем-то, но пользуйтесь успешным опытом. Например, кто-либо из спикеров может выступить в онлайн-режиме или ответить на вопросы, которые наберут большее количество голосов в социальных сетях. Для всех гостей стоит подготовить фирменные ручки, блокноты и другие рекламно-рабочие материалы.